مفاهیم و روش های مستندنگاری در مدیریت بحران« قسمت سوم »
دکتر محمد رضا بلیاد، استادیار و عضو هیات علمی دانشگاه آزاد اسلامی
اشاره :
نویسنده در دو قسمت قبل مقاله خود به مفهوم سازی بحران ، مدیریت بحران و مفاهیم مستندنگاری در مدیریت بحران اشاره نمود، در ادامه به شناسایی عناصر مفهومی فرآیند مستندنگاری ، اهمیت و ضرورت مستندنگاری و مزایا و موانع مستندنگاری پرداخت . در این شماره به روش‌های مستندنگاری و روش و رهیافت چارچوب منطقی» (LFA)[1] مستندنگاری و مدیریت بحران همانا روشی منطبق بر واقعیت‌ها می باشد ، می پردازیم .
روش‌های مستندنگاری:
ما برای مستندنگاریدر بحران ، نیاز به اصول و چارچوب روش‌شناسی داریم. روش‌شناسی همانا: «مجموعه‌ای از معیارها، قوانین و رویه‌هاست که برای ایجاد، برآورد و ارزیابی موشکافانه و انتقال دانش سیاستی به کار می‌رود. روش‌شناسی در این معنی، به آن دسته از فعالیت‌های عقلانی و عملی بسیار نزدیک است که جان دیویی آن را منطق کندوکاو یعنی “عملکرد شناخت انسان در حل مشکلات” نامیده است» (دان؛ 1981: ص 10).
با عنایت به همین روش‌شناسی و در جهت حل مسائل، مستندات یک رویداد باید به گونه‌ای تهیه و تنظیم شوند که هر فردی (مرتبط با موضوع و یا نامرتبط با موضوع)، با مطالعه‌ی آن به ماهیت رویداد یا حادثه پی برده و همچنین از برنامه‌ی زمان‌بندی فعالیت‌هایی که صورت گرفته‌اند به همراه فرآیندهای هر یک از مراحل فعالیت‌های مذکور، آگاه شود. البته در مستند کردن تمامی این فعالیتها باید استانداردها، الزامات و مقررات مربوطه رعایت گردند. علاوه بر برنامه‌ی زمان‌بندی فعالیتها و فرآیندهای اجرایی؛ باید نکات کلیدی مشخص شده در جریان انجام فعالیتها و نتیجه‌گیری‌های مربوط به آن نیز در مستندسازی یک رویداد یا بحران، ثبت و درج گردد. بر این مبنا، اسناد و رویدادهایی که در هر پروژه باید مستندنگاری شوند به چهاربخش تقسیم می‌شوند. این چهار بخش عبارتند از:
- اسناد و فرآیندهای فازهای آغازین؛
- برنامه‌ریزی؛
- اجرا و کنترل؛
- فرآیندهای فازنهایی.
* در فاز آغازین، اسناد و فرآیندهای مربوط به مفهوم و ماهیت بحران یا حادثه یا پروژه سند تحلیل آن، منشور آن و درخواست برای ارائه‌ی پیشنهاد، باید مستندسازی شوند.
* دومین فاز همانا فاز برنامه‌ریزی رویداد یا حادثه بوده که در واقع در این فاز، برنامه‌ی کلی پروژه‌ی مستندنگاری در حوزه‌های زمان‌بندی، هزینه، محدوده، ارتباطات، ریسک، کیفیت، تدارکات و نیروی انسانی ذکر می‌گردند. اولین فرآیندی که در فاز برنامه‌ریزی باید مستندسازی شود، برنامه‌ی اولیه‌ی طرح یا پروژه‌ی مذکور می‌باشد. برنامه‌ی اولیه‌ی پروژه، مبنای عمل تیم اجرایی بوده و شامل توضیح گام به گام از چگونگی اجرای طرح می‌باشد.
* در فاز سوم، اسناد و اطلاعات باید مستندسازی شوند که شامل جلسات و گزارش‌ها، مدیریت ریسک، گزارش مشکل، حادثه یا بحران و درخواست تغییر می‌باشد.
* در نهایت، آخرین فرآیندی که در اثنای یک پروژه‌ی مستندنگاری، ثبت و مستند می‌گردد؛ فعالیت‌های مربوط به بخش پایانی طرح می‌باشند. در این بخش، دستاوردها و منافع حاصل از اجرای طرح بیان می‌شوند. این بخش شامل مقایسه‌ای از اهداف برنامه‌ریزی در مقابل اقداماتی است که در واقعیت روی داده‌اند. گزارش فعالیت‌های پایان پروژه‌ی مستندنگاری باید نسبتاً کوتاه باشند و موضوعات پیچیده و مسائل مالی طولانی در آن ذکر نشود. بطور کلی این بخش، شامل خلاصه‌ای از موضوعاتی است که در مراحل قبلی، مستند شده‌اند.
امروزه یکی از روش‌های رایج در مستندنگاری استفاده از روش و «رهیافت چارچوب منطقی» (LFA)[2] است. این روش، همانا روشی منطبق بر واقعیت‌ها و نیز روشی برای برنامه‌ریزی و اجرای پروژه‌هاست. از این روش در بسیاری از نقاط جهان استفاده می‌شود. بطور خلاصه می‌توان گفت که:
«LFA، روشی هدفمند و ابزاری برای طراحی، برنامه‌ریزی، تجزیه و تحلیل، سنجش، پیگیری و ارزیابی یک پروژه است که موارد زیر را دنبال می‌کند:
- ابزاری برای تجزیه و تحلیل منطقی و تفکر سامان یافته در برنامه‌ریزی‌ها؛
- قالبی برای سامان‌دهی و پشتوانه‌ای برای گفتمان میان تمامی گروه‌های ذی‌نفع در یک پروژه؛
- ابزاری که اجزای مختلف را در یک فرآیند متغیر و در یک قالب می‌گنجاند. طرح پروژه معمولاً در یک ماتریس جمع‌بندی می‌شود.
- ابزاری برای ایجاد زمینه‌های مشارکت، مسؤولیت‌پذیری و تملک است» (مجیدی؛ 1392: ص 59).
این روش در این تفکر، ریشه دارد که ما نباید صرفاً آنچه را که می‌خواهیم انجام شود؛ بیان کنیم، بلکه باید به آن چیزی برسیم که برای یک گروه‌ی مشخص مناسب است. مراحل روش و رهیافت چارچوب منطقی را می‌توان به شرح ذیل، مورد توجه و بررسی قرار داد:
1-تحلیل کلی (بافت – محیطی): تمامی فرآیندهای تغییرات هدفمند، جزیی از مجموعه‌ای بزرگتر هستند و مفاد این مجموعه نامیده می‌شوند. جریانات اقتصادی، اجتماعی و سیاسی که در یک جامعه اتفاق می‌افتند (همه‌ی رویدادها یا حوادث یا بحران‌ها)، بطور مداوم بر یک پروژه تأثیر می‌گذارند. بنابراین در طراحی و مستندنگاری یک پروژه، باید به روشنی بر عوامل خارجی آگاهی داشته باشیم که بر پروژه تأثیر می‌گذارند.
2-تحلیل کاربران (گروه‌های ذی‌نفع) پروژه : کاربران به کسانی اطلاق می‌شود که به شکل مستقیم یا غیرمستقیم از پروژه تأثیر می‌گیرند یا بر آن تأثیر می‌گذارند. آنان می‌توانند یک تشکل یا افرادی باشند که در مخالفت یا موافقت با یک تحول، نظریاتی دارند. بررسی و مشخص کردن این گروه و چگونگی ارتباط آنان با پروژه، بخش مهمی از تدارکات یک پروژه‌ی مستندنگاری است.
3-تحلیل مسائل / موقعیت‌ها : آن دسته از سؤالات بنیادی که تجزیه و تحلیل در خصوص مسائل یک پروژه باید به آنها پاسخ گوید، عبارتند از:
- مشکل اصلی که پروژه‌ی توسعه باید آن را حل کند (یعنی هدف اصلی پروژه)، چیست؟
- چه عاملی باعث ایجاد این مسأله شده است؟ دلایل اصلی که باعث پیدایش مشکل شده‌اند، کدامند؟
- چه چیزی مانع از حل این مشکل از سوی عوامل داخلی سیستم می‌شود؟
- این مشکل چه پیامدهایی در پی خواهد داشت؟
- چه کسی یا کسانی از این مسأله متضرر می‌شوند؟ مسأله متعلق به چه کسی است؟» (همان؛ صص 63-62).
برای آنکه یک پروژه‌ی مستندنگاری، کنترل شدنی باشد، باید حوزه‌ی این تجزیه و تحلیل را محدود کنیم. بطور معمول دامنه‌ی بررسی مشکلات را باید به حوزه‌ای اصلی محدود کرد. برای آسانتر شدن مجموعه‌ای پیچیده از مسائل باید مشکل و دلایل وجودی آن را تجزیه و تحلیل و سپس آنها را به چند حوزه تقسیم کرد. برای اینکه بتوان به وضوح دلایل و عواقب یک مسأله را مشاهده کرد، شاید ترسیم یک درخت مشکلات، بتواند مؤثر واقع گردد. آنگاه می‌توان ارتباط مسائل مختلف را با یکدیگر ملاحظه کرد.
4-تجزیه و تحلیل اهداف (بررسی عینی، صورت‌بندی اهداف):
زمانی که مسائل موجود در یک پروژه‌ی مستندنگاری به خوبی شناسایی شد و همچنین تجزیه و تحلیل کاربران پروژه به انجام رسید، نوبت به صورت‌بندی اهداف می‌رسد. اهداف باید مشخص، عملی (منطبق با واقعیت‌ها) و سنجش‌پذیر باشند.
5-برنامه‌ریزی فعالیتها : فعالیتها باید بنیان مشکلات را هدف قرار دهند. به بیان دیگر، مهم این است که یک تحلیل اساسی از مسائل و اهداف انجام گیرد. پس از این تحلیل، برنامه‌ریزی فعالیتها باید انجام شود. گروه‌ی برنامه‌ریز به برپایی یک برنامه‌ی اجرایی دست خواهند زد که با اهداف، مطابقت داشته باشد یا به رسیدن به آنها بینجامد.
6-برنامه‌ریزی منابع و امکانات موجود : برنامه‌ریزی منابع و امکانات در ارتباط تنگاتنگ با برنامه‌ریزی فعالیتها قرار دارند. این امکانات را می‌توان به اَشکال مختلف در اختیار پروژه‌ی مستندنگاری قرار داد.
7-اندازه‌گیری حصول به هدف / شاخصه‌ها : برای مشاهده‌ی اینکه ما تا چه حد به اهداف تعیین شده‌ی پروژه‌ی مستندنگاری رسیده‌ایم، به تعریف شاخصه‌هایی نیازمندیم که از طریق آنها بتوانیم پیشرفت برنامه‌ها را در مقاطع مختلف بسنجیم. ما دستکم به اندازه‌ی اهداف تعیین شده نیازمند شاخص هستیم. یک شاخص را می‌توان به گونه‌ای تعیین کرد که با کمک آن بتوان تغییرات اجرایی را اندازه‌گیری کرد.
8-بررسی اوضاع بحرانی : در ارزیابی اوضاع بحرانی می‌توان وضعیت حادی را پیش‌بینی کرد که اجرای پروژه‌ی مستندنگاری با آن مواجهه می‌شود. این کار زمانی انجام می‌شود که افراد ذی‌نفع باید به بررسی و شناخت متغیرهایی بپردازند که بر پروژه در حصول به اهداف تعیین شده تأثیر می‌گذارند.
مستندنگاری و مدیریت بحران:
هدف مدیریت بحران، در درجه‌ی اول، رفع شرایط اضطراری و بازگرداندن سریع جامعه به حالت عادی است. بنابراین لازم است برای پیش‌بینی و شناسایی تأثیر حوادث و آسیب‌های مختلف و برقراری ضابطه و چارچوبی برای خنثی‌سازی یا دستکم کاهش این آثار، تلاش گسترده‌ای به عمل آید و آنچه به عنوان برنامه‌ی مقابله با فاجعه شامل مشکلات و نیازهای چنین اقدامی تاکنون تنظیم و تدوین شده، صرفاً پاره‌ای از فرآیند گسترده و همه جانبه‌ی مقابله با بحران است. مقابله عبارت است از:
«بکارگیری دانش، شیوه‌های برنامه‌ریزی، برگزاری دوره‌های آموزش وابسته و آموزش‌های عمومی مرتبط با انواع حوادث و آسیب‌های اجتماعی که ممکن است گریبانگیر جامعه بشود» (درابک؛ هواتمر؛ 1383: ص 64).
در همین راستا و در شرایط بحرانی، ثبت و مستندسازی اصولی وقایع و حوادث به صورت مکتوب و یا در قالب نمایه‌های رایانه‌ای، بسیار مهم تلقی می‌گردد. باید توجه داشت که در مدیریت بحران، برای اتخاذ هر تصمیم در زمان بحران و کاهش احتمال اشتباه؛ اطلاعات کافی، دقیق و صحیح مورد نیاز است. در این صورت است که مدیران بحران می‌توانند در حداقل زمان ممکن همانا نیروها و تجهیزات خود را به محل حادثه برسانند.
در شماره آتی به تبیین مستندنگاری کاربردی و چگونگی روش تهیه‌ی گزارش‌های مستندسازی کاربردی در حوادث غیرمترقبه خواهیم پرداخت
[1]. Logical Framework Approach
[2]. Logical Framework Approach
